Linh hoạt, hiệu quả, thiết thực là những từ ngữ miêu tả chính xác nhất về lợi ích của mô hình văn phòng điện tử hiện nay. Vậy văn phòng điện tử là gì và tại sao nó lại là hình thức làm việc đang được rất nhiều các cơ quan tổ chức, doanh nghiệp hướng tới, áp dụng?
Tại sao lại gọi là văn phòng điện tử?
Hiểu một cách đơn giản, nôm na thì văn phòng điện tử là một văn phòng làm việc trên hệ thống điện tử. Mọi hoạt động, mọi giấy tờ, mọi giao dịch hay thậm chí là tất cả các cuộc họp sẽ được thực hiện với chỉ các thao tác click, click và click.
Bắt kịp xu hướng đó, Phòng R&D đã khởi động dự án E-office cho VNTT và các đơn vị thành viên Becamex như BCM Bình Phước, BCM Bình Định, TDC, IJC, BCE; bắt đầu từ tháng 9 năm 2019, tới nay đã đi vào hoạt động.
Chức năng và lợi ích của E-office ?
E-office tích hợp tất cả phần mềm văn phòng phổ biến, việc thao tác trên E-office vì thế không tốn nhiều thời gian để training .
E-Office tích hợp rất nhiều chức năng phục vụ công việc văn phòng
1. Công tác trình ký
E-office giảm gần như tối đa chi phí in ấn giấy tờ trình ký. Các cấp lãnh đạo có thể phê duyệt hồ sơ, tờ trình… mọi lúc mọi nơi. Trách nhiệm của các thành phần liên quan trong hồ sơ trình ký được công khai minh bạch.
Trước đây, việc trình ký thủ công có thể kéo dài tới 1 tuần. Hiện nay, việc sử dụng E-office đã giảm rất nhiều thời gian cho công đoạn này, tối đa 7 tiếng/ngày cho khâu xét duyệt của bộ phần quản lý tài chính và 2 ngày 4 tiếng cho khâu ký duyệt của Tổng Giám Đốc. Tính tới ngày 13/05/2020 thời gian trung bình cho 1 tờ trình được ký duyệt đang là 2 ngày, 1 tiếng và 7 phút.
2. Công tác quản lý
E-office cung cấp cho các cấp quản lý công cụ giao việc và theo dõi nhân viên. Nhân viên có thể cập nhật trực tiếp công việc mình đang thực hiện cùng với tính năng báo cáo theo tuần, tháng, năm; nâng cao tính minh bạch, dễ dàng trong việc theo dõi đánh giá hiệu quả công việc.
3. Phục vụ văn phòng điện tử
E-office tích hợp các phương tiện liên lạc nội bộ, việc trao đổi thông tin nhanh chóng và bảo mật. Lịch làm việc cá nhân, phòng ban, công ty được thể hiện rõ ràng tránh việc quên, nhầm lẫn và giúp cho việc sắp xếp lịch trình, công việc một cách khoa học.
Ngoài ra, E-office cho phép các bộ nhân viên tự upload tài liệu lên data của công ty và chọn khu vực lưu trữ; chia sẻ tài liệu như tính năng của Google Drive.